Ewidencja czasu pracy zdalnej w czasach epidemii

Kategoria: 

Nadal obowiązują przepisy Kodeksu Pracy, a to oznacza, że ewidencja czasu pracy w dobie koronawirusa niezmiennie należy do obowiązków pracodawcy. Dotyczy to również pracy zdalnej, która ze względu na panujące okoliczności, stała się rzeczywistością wielu branż. Praca poza siedzibą firmy stanowi dla pracodawców wyzwanie logistyczne i zmusza do odpowiedzi na trudne pytania – w jaki sposób podejść do planowania obowiązków w warunkach niepewności oraz jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy zdalnej. Koronawirus w wielu przypadkach zmienił dotychczasowy tryb wykonywania obowiązków zawodowych i nic nie wskazuje na to, by w najbliższych miesiącach sytuacja uległa poprawie. Z tego względu podpowiadamy, jak zadbać o egzekwowanie obowiązków pracowniczych w dobie pandemii.

 

 

 

Ewidencja czasu pracy zdalnej a Kodeks Pracy

Problemy związane z ewidencją czasu pracy w dobie koronawirusa

Ekran System – oprogramowanie wspierające pracę zdalną

Podsumowanie

 

 

 

 

Ewidencja czasu pracy zdalnej a Kodeks Pracy

 

Praca zdalna w dobie koronawirusa służy ograniczeniu liczby zachorowań, co oznacza, że pracownicy powinny realizować poszczególne zadania tak jak do tej pory, ale w warunkach domowych. Nie zmieniają się również obowiązki pracodawców – należy do nich między innymi ewidencja czasu pracy w czasie epidemii, która umożliwia ustalenie wysokości wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Istnieją różne sposoby ewidencjonowania pracy – od najprostszych (podpisywanie listy obecności) po zaawansowane technologicznie (elektroniczne systemy ewidencji czasu). Niezależnie od tego, w jaki sposób pracodawca gromadzi dane, zgodnie z Kodeksem Pracy ewidencja czasu pracy powinna zawierać takie informacje jak:

 

  • liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczba przepracowanych godzin w porze nocnej,
  • liczba przepracowanych godzin nadliczbowych,
  • liczba przepracowanych godzin w dni wolne od pracy,
  • pełnione dyżury,
  • wykorzystany urlop,
  • zwolnienia od pracy,
  • usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

 

Zlecenie pracownikowi przejścia na tryb pracy zdalnej nie wymaga od pracodawcy wydawania specjalnego zarządzenia czy zmiany w regulaminie pracy – wystarczy powiadomienie w formie ustnej lub pisemnej. Należy jednak pamiętać, że praca zdalna musi się odbywać w określonych godzinach, co oznacza, że pracownik nie ma w tej kwestii swobody. Wiąże się to z utrudnieniami w weryfikacji faktycznego czasu poświęconego na wykonywanie obowiązków. Praca zdalna stanowi również poważne wyzwanie w zakresie zarządzania zespołem, a co za tym idzie efektywnością pracy. W związku z tym naturalnie pojawia się pytanie, jak skutecznie przeprowadzać ewidencję czasu pracy w czasie pandemii.

 

Problemy związane z ewidencją czasu pracy w dobie koronawirusa

 

Choć ewidencja czasu pracy w czasie pandemii nadal jest obowiązkiem pracodawcy, proces rejestrowania wymaganych przez Kodeks Pracy informacji stał się dużo bardziej skomplikowany – szczególnie w przypadku firm, które do tej pory nie funkcjonowały w trybie pracy zdalnej. Tradycyjne listy obecności, nawet jeżeli zastąpią je dokumenty elektroniczne, nie dają pewności, że pracownik rzeczywiście wykonywał obowiązki w zadeklarowanym przez siebie przedziale godzinowym.

 

Rejestracja godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w specjalnym systemie również nie gwarantuje, że pracownik skrupulatnie realizował zlecone zadania. Co więcej, pracodawca nie jest w stanie tego zweryfikować tak jak do tej pory, czyli obserwując pracownika w czasie rzeczywistym. Czy aby na pewno? Dobrym rozwiązaniem jest monitoring komputera, który umożliwia nadzorowanie aktywności pracowników w czasie pracy zdalnej. Kontrola odbywa się w czasie rzeczywistym, co sprawia, że pracodawca może prowadzić skuteczną ewidencję pracy także wtedy, gdy koronawirus nadal powoduje wzrost zachorowań. Jest to rozwiązanie w pełni legalne, choć wymaga poinformowania pracowników o jego zastosowaniu – warto wówczas podkreślić, że monitoring ma na celu efektywne zarządzanie firmą w trudnym dla niej czasie.

 

Drugą kwestią, którą należy uwzględnić, przechodząc na tryb pracy zdalnej, jest bezpieczeństwo IT – komunikacja między członkami zespołu oraz ewidencja czasu pracy odbywa się przecież za pośrednictwem Internetu. Stanowi to poważne zagrożenie dla firmowych danych, które są narażone na uszkodzenie lub kradzież – możliwa jest również całkowita utrata danych w wyniku działania cyberprzestępców lub błędu pracownika. Z tego względu warto zastosować narzędzia, które zabezpieczą kluczowe zasoby, jednocześnie ułatwiając ewidencję czasu pracy w czasie pandemii.

 

Ekran System – oprogramowanie wspierające pracę zdalną

 

Pandemia koronawirusa sprawia, że pracodawcy poszukują nowych sposobów na zarządzanie firmą, ponieważ ich przedsiębiorstwa w całości lub częściowo funkcjonują za pośrednictwem sieci. Przejście na tryb pracy zdalnej, choć nie dotyczy wszystkich branż, stanowi realne wyzwanie dla dotychczasowych sposobów ewidencji czasu pracy oraz kontroli pracowników. Jednocześnie stawia pod znakiem zapytania bezpieczeństwo danych – praca zdalna wiąże się ze zwiększonym zagrożeniem wycieku lub utraty kluczowych zasobów. Ekran System to oprogramowanie, które umożliwia monitoring aktywności pracowników w czasie rzeczywistym, dzięki czemu ewidencjonowanie pracy staje się dużo prostsze. Ponadto program odpowiada za:

 

 

Dzięki licznym funkcjonalnościom programu Ekran System praca w stanie zagrożenia epidemiologicznego jest dużo prostsza i minimalizuje ryzyko związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa w sieci oraz rozproszeniem pracowników.

 

Podsumowanie

 

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem pracodawcy także w czasie epidemii, kiedy wiele firm przechodzi na tryb pracy zdalnej. Takie rozwiązanie, choć ogranicza rozprzestrzenianie się choroby, stanowi wyzwanie w zakresie zarządzania zespołem – wymaga zastosowania narzędzi, które umożliwią weryfikację faktycznego czasu poświęconego na wykonywanie obowiązków. Jednocześnie praca zdalna oznacza konieczność dodatkowego zabezpieczenia firmowych danych, które są dużo bardziej narażone na kradzież. Ekran System stanowi odpowiedź na wyzwania pracy zdalnej, umożliwiając skuteczną ewidencję czasu pracy w dobie koronawirusa oraz chroniąc kluczowe zasoby przed niepożądanym działaniem ze strony cyberprzestępców lub pracowników. Skorzystaj z wersji próbnej oprogramowania i przekonaj się, że ewidencjonowanie pracy zdalnej nie musi być wyzwaniem.