Popularność pracy zdalnej sprawia, że pytanie o to, jak zwiększyć produktywność jest wyjątkowo aktualne. Część procesów związanych ze zmianą organizacji pracy przyspieszyła pandemia koronawirusa ogłoszona w marcu 2020 roku, między innymi wymuszając na pracownikach sektora edukacji znalezienie nowej formuły skutecznego nauczania. Jednak niezależnie od branży, wydajność uznaje się za jeden z kluczowych czynników decydujących o sukcesie finansowym i wizerunkowym firmy, instytucji czy organizacji.
Czy pomiar produktywności pracowników jest możliwy?
Ekran System – profesjonalne wsparcie efektywności pracowników
Niestety, nawet najbardziej zaangażowany pracownik potrzebuje zewnętrznej motywacji, pozwalającej utrzymać wysoką efektywność. Problem tego, jak zwiększyć produktywność, dotyka wszystkie firmy – także te, które działalność biznesową rozpoczynały od dynamicznego rozwoju oraz intensywnej ekspansji na rynku. Z czasem jednak pracownicy nie tylko przestają podejmować odważne decyzje, przyczyniając się do zastoju firmy, ale również obniża się ich wydajność. Monitorowanie aktywności użytkowników (UAM) skutecznie przeciwdziała problemowi niskiej efektywności. W artykule wskazujemy, jakie wyzwania wiążą się z pracą zdalną oraz jak poprzez nadzór zwiększyć produktywność pracowników.
Na czym polega praca zdalna?
Praca zdalna to rozwiązanie, które umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych poza siedzibą pracodawcy z dowolnego miejsca na świecie, najczęściej jednak z domu. Na polskim rynku od lat z powodzeniem funkcjonują firmy nieposiadające własnego biura lub korzystające z modelu pracy zdalnej w niepełnym wymiarze. W dużej mierze dotyczy to branży IT, marketingu, reklamy i freelancerów – tłumaczy, copywriterów czy redaktorów. Praca zdalna wiąże się z szeregiem korzyści. Mniejsza ilość biurowych rozpraszaczy, więcej czasu wolnego, work-life balance czy ograniczenie ryzyka wypalenia zawodowego to tylko kilka z nich. Jednocześnie stanowi wyzwanie, ponieważ stwarza przestrzeń do załatwiania spraw prywatnych podczas pracy – opłacania rachunków, sprzątania, sprawdzania osobistej poczty lub oglądania ulubionych seriali – zmuszając pracodawców do odpowiedzi na pytanie, jak zwiększyć produktywność pracowników w obliczu braku fizycznej obecności w biurze. Obawa jest o tyle uzasadniona, że zgodnie z danymi magazynu Micro Biz każdego dnia aż 20,5% pracowników trwoni czas przeznaczony na realizację zadań.
Źródło: raport Veriato
Czy pomiar produktywności pracowników jest możliwy?
Aby skutecznie zwiększyć produktywność pracowników zdalnych, nie wystarczą spotkania motywacyjne – pozostaje jednak pytanie, w jaki sposób oszacować wydajność zespołu. Do tego niezbędne jest zdefiniowanie wymiernych wskaźników, co stanowi niemałe wyzwanie oraz określenie cech efektywnych i mniej produktywnych pracowników. Jedynie w przypadku firm funkcjonujących na zasadzie call center jest to zadanie nieco prostsze – kluczowa jest ilość połączeń wykonanych na godzinę, choć i w tym przypadku należy pamiętać o tzw. czynniku ludzkim, czyli działaniach pracowników, które mogą zaburzać wiarygodność poszczególnych wskaźników. Poniżej omawiamy najczęściej stosowane wyznaczniki produktywności.
- Ilość czasu spędzonego na wykonywaniu obowiązków – warto pamiętać o tym, że czas spędzony przed monitorem nie jest równoznaczny z czasem poświęconym na pracę, dlatego dobrym rozwiązaniem jest monitoring komputera umożliwiający weryfikację aktywności pracowników.
- Czas poświęcony na aktywność w mediach społecznościowych – rozproszenie uwagi podczas pracy jest nie do uniknięcia, ale pomiar czasu spędzonego w ten sposób może unaocznić skalę problemu oraz pozwala odpowiednio zareagować.
- Utrzymanie równowagi między administracją a realizacją projektów – umiejętne zarządzanie czasem pracy wymaga wysiłku zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawcy, który odpowiada za prawidłowe zdefiniowanie ról w zespole oraz określenie działań administracyjnych w taki sposób, by zajmowały mniej czasu niż realna praca. Pochłaniająca dużą część dnia administracja obniża wydajność pracowników zdalnych.
- Analiza czasu przeznaczonego na realizację standardowych zadań pozwala precyzyjniej określić zakres obowiązków oraz wskazuje słabe i mocne strony poszczególnych członków zespołu.
Zastanawiając się, jak zwiększyć produktywność pracowników, należy pamiętać, że nie wszystko da się wyrazić w liczbach – czym innym jest stwierdzenie, że w 2018 roku przeciętny Polak spędził średnio przed telewizorem 4 godziny i 17 minut dziennie (źródło: TVN Media), czym innym zaś pokazanie, że w tym czasie wykonywał różne czynności (gotowanie, sprzątanie, zabawa z dzieckiem), które uniemożliwiały jej oglądanie lub pozwalały traktować telewizor jak radio. Podobnie jest w przypadku wydajności pracowników – dane ilościowe często nie są w stanie uwzględnić takich czynników jak jakość pracy, wykształcenie, rozwój zawodowy czy poziom współpracy w zespole. Jednak monitorowanie mierzalnych wskaźników produktywności zwraca uwagę na obszary, które wymagają modyfikacji lub całkowitej zmiany. Jednocześnie należy pamiętać o tym, że obserwacja wydajności ma sens jedynie wówczas, gdy porównywane są dane dotyczące całego zespołu.
Narzędzia monitorujące efektywność pracowników
Nawiązanie połączenia z biurem przy pomocy VPN nie jest równoznaczne z tym, że pracownik zdalny pracuje, dlatego potrzebne są narzędzia, dzięki którym możliwy będzie szczegółowy pomiar produktywności. W przypadku pracy zdalnej niemożliwy jest nadzór za pomocą monitoringu wizyjnego – alternatywą jest monitoring serwera, który nie tylko rejestruje aktywność na ekranie, ale również zapewnia bezpieczeństwo IT. Skąd pewność, że przyczyni się to do zwiększenia produktywności pracowników? Świadomość bycia obserwowanym wywołuje efekt Hawthorne`a, czyli zachowanie zgodne z oczekiwaniami wobec osób monitorowanych. Jednocześnie dane uzyskane przy pomocy oprogramowania, pozwalają wprowadzić w organizacji pracy zmiany zapewniające zwiększenie wydajności zespołu – szczególnie, jeżeli będą wprowadzane po wcześniejszej konsultacji z pracownikami. Eksperyment Hawthorne`a pokazał bowiem, że sam fakt pojawienia się zmian usprawniających pracę prowadzi do wyższej produktywności.
Źródło: Ekran System
Dane do pomiaru produktywności
Badanie przeprowadzone przez Vouchercloud pokazało, że przeciętny pracownik biurowy w Wielkiej Brytanii jest produktywny mniej niż 3 godziny podczas standardowego dnia pracy. Profesjonalne oprogramowanie do UAM jest w stanie zgromadzić informacje niezbędne do tego, by poprawić efektywność pracy poprzez:
- monitorowanie aktywności pracownika w czasie rzeczywistym, które pozwala reagować na działalność naruszającą bezpieczeństwo IT,
- rejestrowanie aplikacji niezwiązanych z pracą oraz czasu ich używania,
- śledzenie aktywności w Internecie rozpraszających uwagę pracownika z możliwością sprawdzenia, jak często są odwiedzane poszczególne strony,
- informowanie o każdym urządzeniu USB podłączonym do komputera oraz blokowanie USB, jeżeli zajdzie taka potrzeba,
- analizę aktywności pracowników w odniesieniu do standardowych zachowań – program jest w stanie wykryć odchylenia od normy, wysyłając powiadomienie o potencjalnym zagrożeniu do osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo firmy.
Zgromadzone dane można wykorzystać nie tylko do wprowadzania zmian w kulturze organizacji pracy, ale również do gratyfikacji najbardziej produktywnych pracowników zdalnych oraz do zapoznania się z przyczynami braku zaangażowania. Dostęp do informacji na temat aktywności poszczególnych członków zespołu dostarcza wartościowej wiedzy, dzięki której w krótkim czasie można podjąć działania poprawiające efektywność pracy. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę obawy i wątpliwości, z jakimi mogą się zmagać pracownicy świadomi tego, że są stale obserwowani.
Obawy pracowników dotyczące monitoringu
Zasadne jest pytanie o to, jak zwiększyć produktywność pracowników zdalnych za pomocą oprogramowania monitorującego, nie narażając się na niezadowolenie zespołu i obniżenie poziomu satysfakcji z pracy. Kluczowa jest szczerość oraz pokazanie, że kontrola nie oznacza braku zaufania i nie dojdzie do nadużyć z nią związanych – najlepiej jeszcze przed wdrożeniem programu. Należy poinformować pracowników o planowanym zastosowaniu narzędzia do monitoringu, a także podkreślić, że zgodnie z polskim prawem oraz Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) jest to w pełni legalne rozwiązanie. Warto również wskazać, które dane będą gromadzone i zaznaczyć, że monitoring ma na celu poprawę produktywności całego zespołu i efektywne zarządzanie firmą. Poważnie należy potraktować także bezpieczeństwo prywatnych danych zdalnych pracowników – w ten sposób można pokazać, że nie są traktowani instrumentalnie.
Źródło: Ekran System
Jak wykorzystać zgromadzone dane?
Samo pozyskanie danych nie rozwiązuje zagadnienia wydajności, dlatego konieczna jest wiedza o tym, jak skutecznie zwiększyć produktywność pracowników zdalnych, wykorzystując zgromadzone informacje. Podstawowym zadaniem pracodawcy jest wyeliminowanie czynników rozpraszających uwagę poprzez zastosowanie odpowiednich narzędzi – można całkowicie ograniczyć dostęp do poszczególnych stron internetowych lub określić limit czasowy. Co jeszcze warto zrobić?
- Szkolić pracowników – zarejestrowane nagrania doskonale sprawdzą się jako materiał szkoleniowy, pokazujący najczęstsze błędy obniżające efektywność pracy.
- Obiektywnie rozstrzygać spory – nagrania dają możliwość wglądu w poprawność komunikacji z klientami, stanowiąc niepodważalny dowód w przypadku konfliktu.
- Zadbać o bezpieczeństwo danych firmowych, w przypadku pracy zdalnej bardziej narażonych na atak hakerski.
- Delegować zadania zgodnie z produktywnością poszczególnych pracowników, widoczną dzięki nagraniom.
- Dokumentować przypadki niewłaściwego zachowania – regularne spóźnienia, nadużycia władzy wśród kadry zarządzającej, próby nieuzasadnionego korzystania z nadanych uprawnień, dłuższe okresy braku aktywności.
- Optymalizować pracę poprzez śledzenie problemów, z jakimi na co dzień zmagają się pracownicy, ustalenie przyczyny i wskazania narzędzi do ich rozwiązania.
- Wyeliminować nieefektywne procedury i czasochłonne czynności administracyjne, najlepiej po wcześniejszej konsultacji z pracownikami, którzy docenią możliwość realnego wpływu na tworzenie standardów pracy.
Postępując zgodnie z naszymi wskazówkami, firma będzie w stanie maksymalnie wykorzystać oprogramowanie i wdrożyć takie rozwiązania, które poprawią efektywność pracy całego zespołu.
Ekran System – profesjonalne wsparcie efektywności pracowników
Dbanie o produktywność pracowników zdalnych oraz bezpieczeństwo firmowej infrastruktury IT wymaga wysiłku, dlatego warto wybrać rozwiązanie umożliwiające zarządzanie ryzykiem w ramach jednej platformy. Ekran System zapewnia pełną obsługę nie tylko systemów operacyjnych komputerów stacjonarnych i serwerów, ale również dowolnej architektury korporacyjnej. Nie bez znaczenia jest również to, że oprogramowanie funkcjonuje na atrakcyjnym cenowo modelu licencjonowania, dzięki czemu sprawdzi się także w sektorze MŚP. Ekran System wyposażony jest między innymi w keylogger do monitorowania komputera, a do zadań programu należą:
- monitoring aktywności pracowników zdalnych oraz użytkowników uprzywilejowanych,
- zarządzanie dostępem,
- zarządzanie tożsamością,
- DLP,
- monitoring Citrix, serwerów Linux i Unix oraz macOS.
Zaawansowane oprogramowanie takie jak Ekran System pozwala przejąć pełną kontrolę w czasie rzeczywistym nad tym, w jaki sposób jest wykorzystywany firmowy sprzęt komputerowy. Dzięki funkcji alertów pracodawca jest w stanie błyskawicznie zareagować nie tylko w przypadku lenistwa pracownika, ale przede wszystkim w sytuacji realnego zagrożenia utratą lub wyciekiem danych. Monitoring pracowników zdalnych rozwiązuje również problem tego, jak zwiększyć produktywność w firmie, dostarczając wartościowych i szczegółowych danych do analizy. Podobny efekt można osiągnąć, współpracując z zewnętrznymi dostawcami usług, między innymi poprzez weryfikację czasu poświęconego na realizację zlecenia. To wszystko jest możliwe, dzięki funkcji tworzenia zaawansowanych raportów i statystyk.
Podsumowanie
Mimo wielu niepodważalnych korzyści praca zdalna stanowi poważne wyzwanie dla efektywności poszczególnych działów w firmie. Monitorowanie aktywności użytkowników (UAM) pozwala namierzyć problemy, z jakimi zmagają się pracownicy zdalni oraz reagować na zagrożenia cybernetyczne w czasie rzeczywistym. Specjalistyczne oprogramowanie Ekran System sprawdzi się nie tylko jako sposób na zwiększenie bezpieczeństwa IT, ale również jako narzędzie gromadzenia danych i wskaźników wydajności. Odpowiednia analiza tych wskaźników pomoże odpowiedzieć na pytanie, jak zwiększyć produktywność pracowników. Tym samym Ekran System pozwala zoptymalizować koszty prowadzenia działalności i zachować ciągłość pracy, bez względu na pojawiające się problemy czy wyzwania. Skorzystaj z wersji próbnej programu i przekonaj się, że efektywne zarządzanie produktywnością pracowników zdalnych jest możliwe.
Share:
