Wdrożenie pracy zdalnej w firmie - o tym pamiętaj!

Kategoria: 

Jakie wyzwania czekają firmę, która decyduje się na wdrożenie pracy zdalnej? To pytanie pojawia się coraz częściej, nie tylko ze względu na ogłoszoną w marcu 2020 roku pandemię koronawirusa, ale przede wszystkim dlatego, że dzięki technologii jest to prawdopodobnie przyszłość wielu pracowników. Dowiedz się, jak zaplanować wdrożenie pracy zdalnej, żeby nie wpłynąć negatywnie na efektywność firmy. Odpowiednie przygotowanie i wiedza na temat pracy zdalnej, pozwolą Tobie skutecznie zarządzać zespołem na odległość. 

 

 

 

Co to jest praca zdalna?

Porady dla pracodawców

Porady dla pracowników

Monitorowanie pracy pracownika

Wdrożenie pracy zdalnej - plan to podstawa

 

 

Co to jest praca zdalna?

 

Według kodeksu praca zdalna (home office) to nie jest to samo, co telepraca. Termin praca zdalna pojawił się w polskim prawodawstwie dopiero w efekcie wprowadzenia stanu epidemii koronawirusa. Home office polega na wykonywaniu określonych dla danego stanowiska obowiązków poza siedzibą firmy. Do realizacji zadań wykorzystuje się internet i nowoczesne technologie, które umożliwiają stały kontakt z pracodawcą oraz pozostałymi pracownikami. Jakie są zasady pracy zdalnej?

 

  • Pracodawca powinien określić czas wykonywania pracy.
  • Pracownik wykonuje swoje obowiązki w ten sam sposób, jak w przypadku pracy w siedzibie firmy.
  • Praca zdalna może się odbywać także poza miejscem zamieszkania pracownika.
  • Pracodawca określa zakres dostępu do zasobów firmy.

 

Wdrożenie pracy zdalnej wiąże się z obawami zarówno ze strony pracodawców jak i pracowników. Jak się do tego przygotować, aby proces wprowadzania zmian był sprawny?  

 

Porady dla pracodawców

 

Według raportu Talent Place ,,Praca zdalna 2019. Przywilej czy nadchodzący standard?" aż 81% pracodawców uważa, że rekrutacja zdalnych pracowników to wyzwanie. Skąd takie przekonanie? Główne przyczyny to obawa o efektywność i odpowiednią motywację pracowników. Do tego dochodzi ryzyko bezpieczeństwa danych. Co powinien zrobić pracodawca, żeby wdrożenie pracy zdalnej przebiegło sprawnie?

 

  • Warto zacząć od formalności, ponieważ każda umowa o pracę musi określać miejsce jej wykonywania. Jeśli wdrożenie pracy zdalnej jest wymuszone czynnikami zewnętrznymi (np. pandemia) wówczas najprostszym sposobem będzie modyfikacja oficjalnego regulaminu pracy. 
  • Należy jasno określić zasady komunikacji i oczekiwania wobec pracowników zdalnych i egzekwować je za pomocą odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami. 
  • Aż 66% firm nie stosuje żadnych narzędzi do monitorowania działań pracowników, co przekłada się na problemy z efektywnością. Tymczasem monitoring komputera to prosty sposób nadzorowania zespołu. 
  • Warto organizować regularne spotkania podsumowujące realizację zleconych zadań. 
  • Utrzymywanie relacji z pracownikami jest ważne, nawet jeśli fizycznie pracujecie osobno. Dobrze jest zadbać o formę komunikacji tak, by nie zanikło poczucie przynależności do zespołu. 

 

Porady dla pracowników

 

Czy wiesz, że dla 48% osób home office oznacza oszczędność czasu i kosztów dojazdu. Jednocześnie praca poza siedzibą firmy, szczególnie wykonywana z domu, wiąże się z dużą ilością rozpraszaczy. Jak pracownik może skutecznie zaplanować wdrożenie pracy zdalnej?

 

  • Stwórz przestrzeń przyjazną pracy - to nie musi być osobne pomieszczenie. Uporządkuj biurko i zrezygnuj z rozmów z przyjaciółmi w mediach społecznościowych podczas pracy. 
  • Nie bój się korzystać z narzędzi do zarządzania czasem. W domu znacznie łatwiej zapomnieć o wysłaniu maila, a trzeba mieć to pod kontrolą. 
  • Jeśli jest to możliwe, pracuj w jasno określonych godzinach - dzięki temu łatwiej zapanować nad zleceniami i zaplanować przerwę, która rzeczywiście pomoże odpocząć.
  • Przygotuj posiłki z wyprzedzeniem, żeby nie tracić czasu na gotowanie między jednym, a drugim projektem. 
  • Nie unikaj kontaktu z resztą zespołu - wdrożenie pracy zdalnej nie musi oznaczać braku życia towarzyskiego w firmie

 

Monitorowanie pracy pracownika

 

Rozwiązaniem, które ułatwia wdrożenie home office jest pulpit zdalny. Daje on dostęp do obrazu z Twojego ekranu użytkownikowi innego komputera. Sprawdza się doskonale, kiedy u jednej ze stron pojawiają się kłopoty techniczne, wymagające wsparcia drugiej osoby. To również prosty dostęp do plików przechowywanych na innym komputerze.

 

Wdrażając pracę zdalną w firmie, nie chcesz rezygnować z dotychczasowej efektywności pracowników - to całkowicie zrozumiałe. Rozwiązaniem jest rejestracja sesji RDP, która umożliwia nadzór nad aktywnością użytkownika w sieci oraz nagrywanie pracy na krytycznych serwerach. Pamiętaj, że monitorowanie pracowników zdalnych nie musi być oznaką braku zaufania. To rodzaj zabezpieczenia dla Ciebie i Twojej firmy, ponieważ daje możliwość na błyskawiczną reakcję w przypadku niepożądanego zdarzenia. 

 

Wdrożenie pracy zdalnej - plan to podstawa

 

Odpowiednio zaplanowane wdrożenie pracy zdalnej, pozwala zminimalizować potencjalne ryzyko wycieku danych czy spadku wydajności pracowników. Pamiętaj o korzystaniu z narzędzi wspierających home office oraz regularnej komunikacji z zespołem. Ostatecznie, tylko 11% firm uważa, że praca zdalna jest modelem nieodpowiednim dla ich działalności.