Co to jest outsourcing IT?

Kategoria: 

Większość firm na polskim rynku pozbawiona jest działu informatycznego, dlatego coraz popularniejszy staje się outsourcing IT. Co to jest i jakie korzyści wiążą się z tą współczesną praktyką biznesową?

Wiele firm, szczególnie tych małych, zmaga się z brakiem sprawnie działającej infrastruktury IT oraz nieefektywnym zarządzaniem procesami wewnętrznymi. Przeszkodą do sukcesu są między innymi wysokie koszty związane z utrzymaniem własnego działu informatycznego. Przedsiębiorcy szukają więc rozwiązania, które umożliwi nie tylko optymalizację pracy, ale także redukcję kosztów. Jednym ze skutecznych sposobów na efektywne zarządzanie zasobami firmy jest outsourcing IT. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, co to jest, jakie są zalety tego rozwiązania oraz jakie wiąże się z tym ryzyko.  

 

 

 

Co to jest outsourcing IT?

Co wchodzi w zakres obsługi IT?

Rodzaje outsourcingu IT

Korzyści z outsourcingu IT dla firm

Ile kosztuje outsourcing informatyczny i czy się opłaca?

Ryzyko związane z zewnętrzną obsługą IT

Jak ograniczyć ryzyko wycieku danych przy outsourcingu IT?

Outsourcing IT - usługa przyszłości

 

 

 

 

Co to jest outsourcing IT?

 

Termin outsourcing to angielski skrót od wyrażenia: outside – resource – using, które oznacza strategię biznesową opartą na zatrudnieniu obsługi zewnętrznej. Głównym celem jest redukcja kosztów, ale idea opiera się na założeniu, że jeżeli jest coś, co ktoś jest w stanie wykonać lepiej od nas, to warto z tego skorzystać. Outsourcing IT oznacza powierzenie obsługi informatycznej wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, która odpowiada za sprawne, a przede wszystkim efektywne funkcjonowanie infrastruktury. 

 

Co wchodzi w zakres obsługi IT?

 

Zadania realizowane w ramach outsourcingu IT zależą od zapotrzebowania przedsiębiorstwa – dobrze, jeżeli zakres usług informatycznych zostaje określony podczas konsultacji prowadzonych przez firmę zewnętrzną. O tym, które usługi będą realizowane, decyduje identyfikacja problemów, z jakimi na co dzień zmaga się firma. Profesjonalna obsługa IT obejmuje między innymi:

 

  • audyt informatyczny,
  • administrowanie sieci i serwerów, 
  • tworzenie infrastruktury komputerowej,
  • regularne przeglądy systemów komputerowych,
  • tworzenie stron i aplikacji,
  • aktualizację oprogramowania,
  • usuwanie awarii oraz naprawę sprzętu,
  • DLP, czyli zapobieganie utracie danych,
  • odzyskiwanie i archiwizację danych,
  • doradztwo informatyczne.

 

W praktyce zakres usług outsourcingowych jest ustalany indywidualnie pomiędzy firmą i specjalistami realizującymi zlecenie. Podczas współpracy klient wymaga określonych wcześniej wartości wskaźników jakościowych i standardów obsługi IT.

 

Rodzaje outsourcingu IT

 

Na rynku z powodzeniem funkcjonują trzy podstawowe modele outsourcingu IT, wykorzystywane zgodnie z aktualnymi potrzebami, co pozwala osiągnąć firmie maksymalne korzyści. 

 

Pełny outsourcing

 

Kompleksowy outsourcing informatyczny zakłada powstanie zewnętrznego działu IT, który tworzy zespół specjalistów z różnych dziedzin informatyki. Takie rozwiązanie umożliwia maksymalną redukcję kosztów oraz stały dostęp do profesjonalnej obsługi. Zewnętrzny dział IT zapewnia wsparcie szczególnie w sytuacjach krytycznych, kluczowych z punktu widzenia działalności biznesowej. Dedykowany zespół proponuje i wdraża innowacyjne rozwiązania odpowiedzialne za bezpieczeństwo i niezawodność firmowej infrastruktury. Pełny outsourcing IT jest doskonałą alternatywą dla etatowego informatyka, którego umiejętności często są niewystarczające, aby stworzyć stabilne i wydajne środowisko pracy.

 

Częściowy outsourcing

 

Elastyczna obsługa IT to świetne rozwiązanie dla przedstawicieli sektora SMB (małych i średnich przedsiębiorstw) oraz sektora publicznego, którzy oczekują realizacji określonych zadań. Częściowy outsourcing polega na serwisie wybranych obszarów infrastruktury IT, przy założeniu, że wyodrębnione obszary mają zapewniony rodzaj autonomii. Umożliwia to selektywne, ale swobodne zarządzanie serwerami, backupem, siecią Lan lub standardowym Help Deskiem. Model częściowy sprawdzi się w przypadku organizacji posiadających autorskie lub specjalistyczne rozwiązania teleinformatyczne, które z różnych względów nie mogą być w pełni powierzone firmie zewnętrznej. 

 

Outsourcing dedykowany

 

Nawet dysponując ograniczonym budżetem, możesz korzystać z obsługi IT – w tym celu powstają dedykowane usługi outsourcingowe. Ten wariant sprawdzi się doskonale, jeżeli charakter biznesu nie jest w pełni uzależniony od infrastruktury informatycznej, ponieważ zakres realizowanych usług jest w tym przypadku znacznie ograniczony. Outsourcing dedykowany pozwala jednak wykorzystać zasoby zewnętrzne poprzez wdrożenie optymalnych rozwiązań przy minimalnym obciążeniu budżetu.

 

Niezależnie od przyjętej formy współpracy, outsourcing IT może być realizowany zdalnie lub lokalnie. W branży funkcjonują dwa pojęcia:

 

  • offshoring, czyli outsourcing zdalny,
  • nearshoring, czyli outsourcing lokalny.

 

Jeszcze do niedawna triumfy świecił offshoring. Oznacza on jednak przeniesienie wybranych procesów firmy do kraju, zwykle znajdującego się na innym kontynencie. Z kolei nearshoring polega na zlecaniu zadań firmom położonych w tej samej lokalizacji i należących do tego samego kręgu kulturowego, co wiąże się z mniejszym ryzykiem i często wyższą jakością obsługi IT

 

Korzyści z outsourcingu IT dla firm

 

Outsourcing IT to nie tylko redukcja kosztów zatrudnienia oraz utrzymania własnego działu informatycznego, w tym wydatki na wyposażenie pracowników oraz szkolenia. Korzystanie z usług zewnętrznej firmy zapewnia: 

 

  • profesjonalne wsparcie specjalistów – z firmą współpracuje dedykowany zespół odpowiedzialny za efekty,
  • optymalizacja pracy poprzez wdrażanie nowych rozwiązań,
  • dostęp do najnowszych technologii,
  • czas potrzebny do realizacji zadań związanych z podstawową działalnością firmy (core business),
  • zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa,
  • brak problemów związanych z rekrutacją informatyków,
  • wsparcie typu Help Desk, 
  • poprawę cyberbezpieczeństwa.

 

Doświadczona i profesjonalna firma outsourcingowa będzie dla firmy partnerem, który jest współodpowiedzialny za jej rozwój. Obsługa IT to nie tylko pogotowie informatyczne, ale przede wszystkim odpowiedzialność za działanie i rozbudowę środowiska informatycznego.  

 

Ile kosztuje outsourcing informatyczny i czy się opłaca?

 

Na koszty outsourcingu IT składają się elementy takie jak zakres i standard świadczonych usług oraz pozycja firmy zewnętrznej na rynku. Znaczenie ma również przyjęta forma współpracy – czy jest to jednorazowa usługa, czy stałe wsparcie specjalistów w postaci abonamentu. Podstawowym założeniem outsourcingu jest redukcja kosztów związanych z utrzymaniem własnego działu informatycznego. Zatrudnienie wysokiej klasy fachowców jest obciążające finansowo, a przecież to nie jedyne wydatki, na jakie narażona jest firma. Tymczasem decydując się na profesjonalną opiekę IT dla firm, nie trzeba:

 

  • tworzyć miejsc pracy i zapewniać narzędzi niezbędnych do jej wykonywania,
  • zatrudniać specjalistów z różnych dziedzin informatyki,
  • ponosić wydatków związanych ze szkoleniami i rozwojem zawodowym pracowników,
  • martwić się o ciągłość pracy w przypadku urlopu lub choroby pracownika działu IT. 

 

Zewnętrzna obsługa IT jest opłacalna szczególnie w przypadku małych firm, których budżet nie pozwala na stworzenie środowiska informatycznego przyjaznego użytkownikom. Outsourcing nie tylko umożliwia optymalizację procesów, ale również minimalizuje ryzyko zatrudnienia niekompetentnych programistów oraz kosztów z tym związanych. 

 

Ryzyko związane z zewnętrzną obsługą IT

 

Przekazanie zewnętrznej firmie uprawnień do zarządzania krytycznymi elementami infrastruktury IT sprawia, że outsourcing jednocześnie stanowi potencjalne zagrożenie dla przedsiębiorstwa. Naturalnie pojawia się strach przed utratą kontroli nad kluczowymi z punktu widzenia biznesu procesami, dlatego tak ważna jest weryfikacja wiarygodności dostawcy usług. Firma outsourcingowa jest użytkownikiem uprzywilejowanym, ponieważ ma swobodny dostęp do krytycznych zasobów, co stwarza przestrzeń do nadużyć i zaniedbań. Problemem bywają również godzinowy sposób rozliczania współpracy, który często wiąże się z nieadekwatnymi kosztami oraz brak wiedzy o rzeczywistych działaniach klienta. 

 

Jak ograniczyć ryzyko wycieku danych przy outsourcingu IT?

 

Stosunkowo prostym rozwiązaniem wydaje się zarządzanie dostępem uprzywilejowanym, które minimalizuje ryzyko nadużyć wynikających z szerokiego zakresu uprawnień. Warto jednak spojrzeć na kwestię bezpieczeństwa szerzej i wybrać rozwiązanie, które gwarantuje kompleksową ochronę kluczowych zasobów, dzięki zastosowaniu szeregu funkcjonalności. Tym sposobem nie tylko ograniczysz ryzyko wycieku danych, ale możesz również nadzorować pracowników wewnętrznych. Ekran System to profesjonalne oprogramowanie, które poprawia bezpieczeństwo IT poprzez:

 

 

To właśnie kontrola stanowi podstawę bezpieczeństwa IT. Z tego względu zarówno rejestracja sesji RDP, jak i pozostałe funkcjonalności programu Ekran System, stanowią skuteczną ochronę infrastruktury zarządzanej przez zewnętrzną firmę outsourcingową. 

 

Outsourcing IT - usługa przyszłości

 

Profesjonalna obsługa IT stanowi rozwiązanie braków kadrowych, ograniczonego budżetu firmowego oraz odpowiedź na wyzwania, przed jakimi stoi przedsiębiorstwo. Zespół specjalistów tworzy bezpieczne środowisko informatyczne, poprawiające wydajność pracy. Jednocześnie zapewnia stały dostęp do wsparcia technicznego i udoskonala wcześniej zastosowane rozwiązania. Należy jednak pamiętać, że outsourcing IT oznacza również szeroki zakres uprawnień, który wiąże się z ryzykiem wycieku danych, nadużyć lub przypadkowych błędów. W związku z tym konieczne jest zastosowanie środków ostrożności, które ograniczą zagrożenie do minimum. Ekran System jest profesjonalnym oprogramowaniem służącym do kontroli użytkowników uprzywilejowanych oraz standardowych pracowników wewnętrznych. Przekonaj się, na czym polega skuteczna ochrona z wersją próbną programu.